Odoo Felhasználói Kézikönyv - Naptár

A kézikönyv feltöltésén folyamatosan dolgozunk, addig is kérjük szíves türelmedet.

Odoo 16 Enterprise Edition
Az Odoo Felhasználói Kézikönyv az eYssen IT Services kizárólagos tulajdona! Bármilyen felhasználásához az Ő engedélye szükséges!
https://www.eyssen.hu

Az Odoo Felhasználói Kézikönyvet  jelenleg önszorgalomból csináljuk, melyhez örömmel veszünk bármilyen mértékű támogatást.
Nagyobb összegű támogatások: itt
Kisebb összegű magán támogatások: itt

Bevezető

Minden vállalaton belül szükségünk van megbeszélésekre, találkozókra és a vállalatunk növekedése közben szinten elkerülhetetlen, hogy ne legyenek ütközések az időbeosztásban. Az Odoo naptár moduljával egyszerűen elkerülhetővé válnak olyan kellemetlenségek, mint például, hogy átfedésben legyenek megbeszélések vagy hogy ne tudjon minden alkalmazott megjelenni a meetingeken.

Első lépésben az alkalmazásoknál keressük meg az időpont foglalások modult és aktiváljuk, hogy teljessé váljon a naptár modulunk. Ennek funkcióját a továbbiakban tárgyaljuk.

A naptár modul főoldala az alábbi módon fog kinézni.

Itt megjelennek az adott hétre a betervezett találkozók, amit átválthatunk napi, havi vagy éves nézetre is a bal felső sarokban lévő lenyitható menüben. Az oldal jobb oldalán láthatóak azok az emberek, akik résztvevők a betervezett találkozón. A hozzáadásnál tudunk egyéb résztvevőket hozzáadni a találkozóhoz.

Ha egy adott beütemezett eseményre kattintunk, akkor részleteket láthatunk róla, mint például a résztvevők, egy rövid leírás, az adatvédelem típusa, címkék és a szervező. A szerkesztés gombra kattintva szerkeszthetjük az adott eseményt, a törlés gombbal pedig törölhetjük.

Új eseményt legegyszerűbben úgy adhatunk hozzá, ha a naptárban a megfelelő napon belül a megfelelő időpontra kattintunk, ekkor megjelenik egy ablak az alábbi képen látható módon, ahol meg kell adnunk az esemény nevét.

Ha a létrehozás gombra kattintunk, akkor minden egyéb megadása nélkül bekerül az esemény a naptárba, viszont a szerkesztés gombra kattintva további adatokat tudunk megadni az eseményhez az alábbi felugró ablakban.

A találkozó elnevezése alatt hozzárendelhetünk résztvevőket az eseményhez, az e-mail és SMS opciókat kiválasztva értesítést küldhetünk a megfelelő módon a résztvevőknek. A találkozó részletei fül alatt elsőként a kezdő, majd a befejező dátumot kell megadni, amiből a rendszer kiszámolja az időtartamot. Az egész nap opciót akkor aktiváljuk, ha az adott napot teljesen lefedi az esemény. Ezután a megfelelő mezőkben megadhatjuk a szervezőt és egy rövid leírást a találkozóról. Az emlékeztetők alatt egy legördülő listából választhatjuk ki, hogy az esemény előtt mennyi idővel kapjanak a résztvevők értesítést, illetve milyen formában. A helyszínnél megadhatjuk, hogy milyen platformon vagy milyen helyszínen lesz az esemény. Amennyiben online meeting lesz, akkor a videocall URL-nél tudjuk hozzáadni a megbeszélés linkjét, vagy a mellette lévő gombbal tudunk generálni egy Odoo meeting linket, mivel a rendszeren belül videóhívás indítására is van lehetőség. Ennek működéséről a kommunikáció modulról szóló fejezetben olvashat.

A beállítások fül alatt a fenti képen látható adatokat tudjuk megadni. Az időszakos mező aktiválásával az értekezletet meghatározott időközönként ismételni kell és megjelenik a naptárban. Az adatvédelmet nyilvánosra vagy privátra lehet állítani, a show as mezőnél pedig kiválaszthatjuk, hogy mi legyen a résztvevők státusza.

A mentés és bezárás gombra kattintva létre is hozzuk az eseményt.

Egy másik lehetőség az esemény létrehozására, ha a bal felső sarokban lévő új gombra kattintunk. Ekkor ugyanaz a szerkesztő oldal jelenik meg, csak a dátumot is nekünk kell megadni.

A naptár modul kezdőoldalán lehetőségünk van a jobb oldalon a naptárat szinkronizálni egy google vagy outlook fiókkal. Az egyik lehetőségre kattintva az alábbi felugró ablak jelenik meg.

Itt kiválaszthatjuk, hogy mivel szeretnénk összekötni, majd megadhatunk hozzá adatokat és végül a bejelentkezésre kattintva tudjuk összekötni az Odoo-n belüli naptárunkat a személyes Google vagy Outlook naptárunkkal.

Online időpontfoglalás

Ahhoz, hogy elérhetővé váljon az online időpontfoglalási lehetőség a rendszerben, először telepítenünk kell az időpont foglalások modult az alkalmazások modulon belül.

Ezután a naptár modulon belül megjelenik az online appointments menüpont, amin belül tudjuk szerkeszteni a foglalható online időpontokat.

Mielőtt elkezdjük ennek a beállítását és áttekintését, nézzünk egy gyakorlati példát, amin keresztül megérthetjük, hogy mire is jó ez a funkció.

Például van egy fogászati rendelőnk, ahol szeretnénk egy Odoo rendszert bevezetni. A mai felgyorsult és modernizált világban az emberek egyre kevésbé szeretnek és egyre kevesebb idejük is jut egy telefonhívást lebonyolítani a rendelővel. Az oldalunkra bukkanva viszont találnak majd egy időpont foglaló részt, ahol kiválaszthatják a nekik megfelelőt és pillanatok alatt végeztek is a dologgal. Mi a beérkezett igényt megkapjuk és mivel az összes időpontot kezeli a rendszer, így nem fordulhat elő ütközés sem, főleg akkor, ha a naptár gyakran aktualizálva van szabadság, esetleges leállások miatt.

Menjünk az időpont foglaló részre, az online appointments menüpontra, ennek főoldala az alábbi módon fog kinézni, ha már ütemeztünk be meetingeket.

Itt egy listában látjuk felsorolva a beütemezett meetingeket a nevük és helyszínük szerint, látni az időtartamot, a hozzárendelt felhasználót, a beütemezett meetingek számát (ha már jelentkezett valaki valamelyik időpontra), az elmúlt 30 nap összes meetingjének számát, illetve egy előnézet és egy megosztás gombot.

Most hozzunk létre új időpontot a bal felső sarokban lévő új gombra kattintva, ekkor az alábbi oldal jelenik meg az időpont konfigurálására.

Elsőként az időpont elnevezését kell megadni, majd az időtartamot, amilyen hosszúságúra tervezünk egy időpontot. Az ütemezésnél azt tudjuk megadni, hogy az adott időpontot a rendszer legalább és legfeljebb mennyivel előtte mutassa az érdeklődőnek, tehát mennyivel előtte tud jelentkezni rá. A képernyőképen ez azt jelenti, hogy a hétfő 09:00-ás időpontot a rendszer legkorábban 15 nappal előtte fogja láthatóvá tenni, és legkésőbb hétfőn 08:00-ig látható. Ez előbbi előtt és utóbbi után már nem foglalható az időpont. Az allow cancelling opciónál engedélyezni tudjuk, hogy az időpont előtt mennyivel lehessen lemondani a lefoglalt találkozót. A felhasználók mezőben megadhatjuk azt a felhasználót, akihez foglalni lehet, a Front-End display lehetőségnél azt adjuk meg, hogy mutassa vagy ne mutassa a felhasználó képét a képernyőn.

Az elérhetőség fül alatt lehet a foglalható időpontok listáját megadni. Az új sor gombbal tudunk megadni új elérhetőséget, elsőként a nap kiválasztásával, majd meg kell adni egy kezdő és befejező dátumot. Mivel az időtartamot 1 órára állítottuk be, ez a fenti példában azt jelenti, hogy hétfőn 09:00 és 12:00 között lehet 1 órás időtartamokra időpontot foglalni. Tehát az első időpont 09:00, majd 10:00 és 11:00 lesz az utolsó időpont.

A következő fül a beállítások fül, ahol először azt az időzónát kell beállítani, majd a helyszínt. Ezután lehetőség van különböző opciók aktiválására, mint a munkaidő korlátozása vagy a lehetőség létrehozása. Az emlékeztetőknél megadhatjuk, hogy a rendszer mennyivel az időpont előtt és milyen formában küldjön értesítést az ügyfélnek. A CC to mezőben megadhatunk további felhasználókat, akiket a rendszer értesítsen akkor, ha új időpont lett foglalva vagy valaki lemondta a lefoglalt találkozót/meetinget. Ez például lehet az asszisztensünk vagy a főnökünk, aki kezeli ezeket a változásokat.

A következő fül a kérdések, itt megadhatunk kérdéseket, amit az időpontra jelentkezőnek meg kell válaszolnia, ezzel segítve a mi munkánkat, hogy minél jobban felkészülve érkezzünk a megbeszélésre.

Az új sor gombra kattintva az alábbi felugró ablak jelenik meg az adott kérdés konfigurációjához.

Elsőként beírjuk a kérdést, majd a típusát, ami lehet egy rövid szöveges válasz, hosszú szöveges válasz, legördülő menü vagy több lehetőség közüli kiválasztás (egy válaszlehetőséggel vagy több válaszlehetőséggel). Attól függően, hogy melyiket választjuk meg kell adnunk a válaszlehetőségeket, vagy egy példamondatot, ami megjelenik a szövegdobozban. Végül bejelölhetjük, hogy kötelező-e válaszolni az adott kérdésre, vagy sem. A mentés és bezárás gombbal létrehozzuk a kérdést és bekerül a listába. A mentés és új gombbal az adott kérdés bekerül a listába és egyből egy új kérdés konfigurációjára irányít minket a rendszer. Az elvetés gombbal pedig megszakítjuk a kérdés beállítását.

A következő fül az üzenetek, ami az alábbi módon néz ki.

Itt meg tudunk adni egy bemutatkozást, ahol leírhatjuk, hogy az adott felhasználó mihez ért és például milyen kérdésekkel a legjobb hozzá fordulni. Ezután egy extra üzenetet is megadhatunk, amit a rendszer az ügyfélnek küld, amikor lefoglalja az időpontot.

Miután mindent beállítottunk, kattintsunk a jobb felső részen található menjen ide honlap gombra, ezzel megtekinthetjük az időpontfoglaló előnézetét. Természetesen a design résznél még nem tartunk, tehát jelenleg nem a legszebb, de egyelőre az alábbi módon fog kinézni a beállított időpontfoglalónk.

Az oldal fejlécén láthatjuk, hogy még nem közzétett állapotban van az időpontfoglalónk. Ezt kétféleképpen tudjuk közzétenni, vagy itt a mellette lévő piros gombra kell kattintanunk, amíg átvált zöldre, vagy a szerkesztőben kell a publikálás gombra kattintani.

A publikálás gomb mellett a szerkesztőben találunk egy megosztás gombot is. Ez arra való, hogy a létrehozott időpontfoglalót egy link segítségével megosszuk a többi felhasználóval. Az ekkor megjelenő ablak az alábbi módon néz ki. Itt láthatjuk, hogy kaptunk egy másolható linket, amit elküldhetünk másoknak.

Kimutatás

A naptár modul kimutatás lehetősége segít elemezni a modulban lezajlott megbeszéléseket/találkozókat. Külön kimutathatóak az online időpontok és az összes találkozó. Az összes találkozó lehetőségre kattintva kapunk egy oszlopdiagramot havi bontásban a találkozók darabszáma szerint.

A kimutatást megjeleníthetjük oszlop-, vonal-,kör-, halmozott- vagy halmozódódiagramként. A mérőszámok opciónál kiválaszthatjuk, hogy milyen érték (időtartam vagy darabszám) szerint legyen a jelentés, illetve a jobb felső sarokban a grafikon nézetet átválthatjuk pivot táblára, naptárra vagy listára is. Ezeknek az egyedi beállításoknak köszönhetően teljesen testre szabhatóak a kimutatásaink.

Az Odoo naptár moduljának megismerésének a végére értünk, ezzel pedig egy újabb remek funkcióját ismertük meg a rendszernek, ami rendkívül hasznos a mai modernizált világban, ahol mindent, mindenki az online térben szeretne elintézni a lehető leggyorsabban. Ugorjunk is a következő megismerendő modulra, hiszen a rendszer még számos érdekességet tartogat számunkra.